Datenschutzerklärung IG Wohnen 

Gültig ab 1.9.2023

 

1.       Allgemeine Informationen zur Datenverarbeitung 

IG Wohnen ist der Schutz Ihrer persönlichen Daten und die Information über unseren Umgang damit ein wichtiges Anliegen. Wir verpflichten uns zu einem verantwortungsvollen Umgang mit personenbezogenen Daten. Wir verkaufen, tauschen oder vermieten niemals uns anvertraute Daten oder Adressen. 

In der Datenschutzerklärung erläutern wir, welche Personendaten wir im Zusammenhang mit unserer Tätigkeit bearbeiten. Wir informieren darin ausserdem über die Rechte von Personen, deren Daten wir bearbeiten. 

Für einzelne oder zusätzliche Angebote und Leistungen können besondere, ergänzende oder weitere Datenschutzerklärungen sowie sonstige rechtliche Dokumente wie Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB), Nutzungsbedingungen oder Teilnahmebedingungen gelten. Unser Angebot unterliegt dem schweizerischen Datenschutzrecht sowie allenfalls anwendbarem ausländischem Datenschutzrecht wie insbesondere jenem der Europäischen Union (EU) mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Die Europäische Kommission anerkennt, dass das schweizerische Datenschutzrecht einen angemessenen Datenschutz gewährleistet. 

 

Kontaktadresse 

IG Wohnen, soziale Wohnungsvermittlung 

Steinengraben 42 

4051 Basel 

Für den Datenschutz zuständige Person: Geschäftsführung 

+41 61 271 06 16 

[email protected] 

 

 

1.1 Zweck der Datenschutzerklärung 

Bei einem Kontakt mit IG Wohnen (im Folgenden auch «wir» oder «uns») werden i. d. R. auch personenbezogene Daten verarbeitet, die unter das Datenschutzgesetz (DSG) und die Verordnung über den Datenschutz (DSV) fallen. Zu diesen Daten gehören typischerweise: 

Name, Mail-Adresse, Telefonnummer sowie personenbezogene Informationen und Dokumente, die im Zusammenhang mit unserem Auftrag stehen. Zudem sind technische Daten, die einer Person zugeordnet werden können, als personenbezogene Daten anzusehen (vgl. «Cookies» und «Server-Logfiles»). 

Die vorliegende Datenschutzerklärung klärt über die Art, den Umfang und den Zweck der Bearbeitung personenbezogener Daten durch uns auf. 

 

1.2 Rechtsgrundlage 

Rechtsgrundlage unserer Datenverarbeitung sind namentlich Art. 5 bis 9 DSG («Begriffe und Grundsätze»). Bei den getroffenen Massnahmen richten wir uns nach den Empfehlungen des Verbands der gemeinnützigen Wohnbauträger, Wohnbaugenossenschaften Schweiz (WBG) 

https://www.wbg-schweiz.ch/dienstleistungen/fachpublikationen/22/datenschutz_bei_wohnbaugenossenschaften

 Um die verwalteten Daten gemäss dem aktuellen Stand der Technik gegen Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen, setzen wir moderne technische Sicherheitsmassnahmen ein und verbessern diese fortlaufend. 

1.3 Begriffe 

Personendaten sind alle Angaben, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen. 

Eine betroffene Person ist eine natürliche Person, über die Personendaten bearbeitet werden. 

Bearbeiten umfasst jeden Umgang mit Personendaten, unabhängig von den angewandten Mitteln und Verfahren, insbesondere das Aufbewahren, Bekanntgeben, Beschaffen, Erheben, Löschen, Speichern, Verändern, Vernichten und Verwenden von Personendaten. Bei juristischen Personen wird das gleiche Datenschutzniveau wie bei natürlichen Personen zugesichert. 

 

1.4 Bearbeitete Personendaten 

Die von uns bearbeiteten Personendaten umfassen schützenswerte Personendaten im Sinn des DSG. Schützenswerte Personendaten werden nur nach entsprechender Einverständniserklärung bearbeitet (z. B. Betreibungsregisterauszüge, Einkommensnachweise, ID/Ausweiskopie). 

1.5 Ihre Rechte 

Sie haben das Recht, gem. Art. 25 DSG unentgeltlich von uns Auskunft darüber zu verlangen, ob Personendaten über sie bearbeitet werden. Ab der zweiten Auskunft innerhalb von 12 Monaten können wir dafür ein kostendeckendes Entgelt verlangen (gemäss Art. 19 Abs. 2 DSV maximal CHF 300). 

 

Jeder Person steht unter der Voraussetzung von Art. 28 Abs. 1 DSG das Recht zu, von uns die Herausgabe ihrer Personendaten, die sie uns bekanntgegeben hat, in einem gängigen elektronischen Format zu verlangen. Auskunfts- und Herausgabebegehren sind an die unter «Kontaktperson Datenschutz» hinterlegte E-Mail-Adresse zu richten. 

 

Jede Person hat zudem das Recht, sich an die/den zuständige Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte/n zu wenden https://www.edoeb.admin.ch/ 

 

Wir behalten uns vor, gesetzliche Aufbewahrungsfristen einzuhalten und die Bearbeitung gewisser Daten geltend zu machen, wenn wir dazu gesetzlich verpflichtet sind, ein überwiegendes Interesse zur Erfüllung unseres Auftrags haben oder sie für die Geltendmachung von Ansprüchen benötigen. 

 

1.6. Datensicherheit 

Wir treffen angemessene sowie geeignete technische und organisatorische Massnahmen, um den 

Datenschutz und insbesondere die Datensicherheit zu gewährleisten. Allerdings kann die Bearbeitung 

von Personendaten im Internet trotz solcher Massnahmen immer Sicherheitslücken aufweisen. Wir 

können deshalb keine absolute Datensicherheit gewährleisten. 

Der Zugriff auf unser Online-Angebot erfolgt mittels Transportverschlüsselung (SSL / TLS, insbesondere 

mit dem Hypertext Transfer Protocol Secure, abgekürzt HTTPS). Die meisten Browser kennzeichnen 

Transportverschlüsselung mit einem Vorhängeschloss in der Adressleiste. Der Zugriff auf unser Online- 

Angebot unterliegt – wie grundsätzlich jede Internet-Nutzung – der anlasslosen und 

verdachtsunabhängigen Massenüberwachung sowie sonstiger Überwachung durch 

Sicherheitsbehörden in der Schweiz, in der Europäischen Union (EU), in den Vereinigten Staaten von 

Amerika (USA) und in anderen Staaten. Wir können keinen direkten Einfluss auf die entsprechende 

Bearbeitung von Personendaten durch Geheimdienste, Polizeistellen und andere Sicherheitsbehörden 

nehmen. 

 

 

2.       Verarbeitungsverfahren 

2.1 Vermittlungsprozess / Mietbegleitung 

Im Vermittlungs- und Begleitungsprozess fallen Personendaten von wohnungssuchenden/vermittelten Klient:innen zur Bearbeitung an, soweit dies für den Prozess der Vermittlung/Begleitung der Mietverhältnisse erforderlich ist. Mit Unterzeichnung der Anmeldung für die Wohnungsvermittlung, erklären diese ihr Einverständnis zur Datenbearbeitung von Personendaten durch uns. 

Wir weisen betroffene Personen vor Beginn des Vermittlungsprozesses darauf hin, dass wir Personendaten an Dritte weitergeben (namentlich an Wohnraumanbietende). Wir informieren die betroffenen Personen in angemessener Weise über die Empfänger:innen der Personendaten hin. 

Personendaten, die vor dem Inkrafttreten des revidierten DSG aus laufenden Vermittlungsaufträgen, vermittelten Mietverträgen und auch von abgemeldeten Klient:innen erhoben wurden, werden ohne weiteren Hinweis bearbeitet. Mietverträge und die damit in Zusammenhang stehenden Personendaten werden nach den Grundsätzen der allgemeinen Verjährungsfrist (Art. 127 OR) mindestens zehn Jahre über die Beendigung des vermittelten Mietverhältnisses hinaus aufbewahrt. 

2.2 Beratungsprozess 

Daten von Personen, die unsere Wohnberatung in Anspruch nehmen, werden zehn Jahre über den Abschluss des Beratungsmandats hinaus aufbewahrt. Eine anonymisierte Aufbewahrung bleibt vorbehalten. 

2.3 Bearbeitung von Personendaten durch Dritte, auch im Ausland 

Zur Erbringung unserer Dienstleistungen arbeiten wir mit externen Partnern und Auftragsbearbeitern zusammen. Bedingung für die Zusammenarbeit ist die DSG-konforme Datenbearbeitung. Im Einzelfall können die betreffenden Datenschutzbestimmungen von unseren abweichen. 

Datenverarbeitungsserver können ihren Standort und Auftragsbearbeiter ihren Sitz im Ausland haben. 

 

Die Bekanntgabe von Personendaten an Kooperationspartner und Auftragsverarbeiter findet ausschliesslich zum Zweck der Erbringung unserer Dienstleistungen und nur im dafür erforderlichen Umfang statt. 

Wir arbeiten insbesondere mit folgenden Partnern und Auftragsverarbeitern zusammen (nicht abschliessende Liste): 

Green Datacenter AG / green.ch AG (Green.ch): Hosting E-Mail-Infrastruktur. Die Server von Green.ch stehen in der Schweiz. 

Die Datenschutzrichtlinie von Green.ch findet sich hier: 

https://www.green.ch/de/rechtliches/datenschutz 

Jimdo GmbH: Hosting-Provider unserer Website. Die Website nutzt die Werkzeuge der Firma Jimdo GmbH zur Webanalyse. Die durch Cookies (vgl. «Cookies») erzeugten Informationen über die Benutzung der Webseite werden an Server von Jimdo in Europa übertragen und dort gespeichert; möglichweise gibt es in Einzelfällen Abweichungen bei den Serverstandorten. 

Die Datenschutzrichtlinie von Jimdo findet sich hier: 

https://www.jimdo.com/de/info/datenschutzerklaerung/ 

Wohnraumanbietende / Vermietende: In Absprache mit angemeldeten Wohnungssuchenden werden im Prozess der Wohnungsvermittlung Personendaten an Wohnraumanbietende weitergegeben. Die Wohnraumanbietenden bieten dazu vielfältige Übertragungsmöglichkeiten: 

Eigene Portale, Portale von Drittanbietern, den postalischen Weg oder, wenn keine andere Möglichkeit besteht oder der Vorteil für die wohnungssuchende Person überwiegt und mit deren Einverständnis, per E-Mail. 

Im Prozess der Mietbegleitung von vermittelten Mietverhältnissen dürfen, auf Basis der Schweigepflichtsentbindung/Bevollmächtigung der Vermittelten gegenüber IG Wohnen, Informationen rund um das Mietverhältnis mit Vermietenden ausgetauscht werden. 

Anmeldeinstitutionen: In Absprache mit angemeldeten Wohnungssuchenden werden im Prozess der Wohnungsvermittlung und der Mietbegleitung Personendaten zwischen der anmeldenden Institution und IG Wohnen ausgetauscht. 

Auftraggeber, Kanton: Im Rahmen der Leistungsvereinbarung mit dem Kanton Basel-Stadt erstellt IG Wohnen Rechenschaftsberichte für den Auftraggeber, namentlich das Departement für Wirtschaft, Soziales und Umwelt (WSU) sowie für andere kantonale Stellen wie z. B. das Statistische Amt des Kantons Basel-Stadt. 

 

2.4 E-Mail 

Wir speichern unseren E-Mail-Verkehr in einem Gesprächsverlauf, wenn eine laufende Vermittlung/Begleitung eines vermittelten Mietverhältnisses oder dergleichen die Aufbewahrung erforderlich macht. 

 

Bitte beachten Sie, dass das Übermitteln von Formulardaten und E-Mails in der Regel nicht sicher ist, d. h., dass die Daten von unbefugten Dritten abgefangen werden können. Wir empfehlen Ihnen deshalb, besonders schützenswerte Personendaten nicht via E-Mail zu senden bzw. zuerst zu prüfen, ob die Übermittlung über ein gesichertes Protokoll erfolgt. 

Sämtlicher E-Mail-Verkehr wird bei unserem Provider Green.ch gespeichert (vgl. «Zusammenarbeit mit Dritten»). 

 

2.5 Kontaktformular 

Wenn Sie uns per Kontaktformular Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus dem Formular inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen auf den Servern unserer IT-Dienstleister sowie bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter. 

 

2.6 Anmeldeformular 

Das ausgefüllte Anmeldeformular und die zugehörigen Unterlagen bilden die Grundlage für die Wohnungssuche und -vermittlung. Diese Unterlagen werden während mind. zehn Jahren über das Ende eines allfällig vermittelten Mietverhältnisses aufbewahrt. Kommt es zu keiner Vermittlung oder wird die wohnungssuchende Person abgemeldet, werden die Unterlagen nach 10 Jahren vernichtet. 

 

2.7 Datensicherungen 

Im Sinne der Datensicherheit erstellen wir von unseren Geschäftsdaten regelmässig Datensicherungen, die ausschliesslich auf Datenträgern verwahrt werden. Sämtlicher E-Mail-Verkehr wird bei unserem Provider Green.ch gespeichert (vgl. «Zusammenarbeit mit Dritten»). 

Der Rhythmus der Datensicherungen richtet sich nach einschlägigen Empfehlungen. 

  

3.       Nutzung der Webseite 

Durch die Nutzung unserer Website erklären Sie sich mit der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von Daten gemäss der nachfolgenden Beschreibung einverstanden. Die Website kann grundsätzlich ohne Registrierung besucht werden. Daten wie aufgerufene Seiten oder Namen von aufgerufenen Dateien, Datum und Uhrzeit werden zu statistischen Zwecken auf dem Server gespeichert vgl. «Cookies» und «Server-Logfiles». Soweit auf unseren Seiten personenbezogene Daten (beispielsweise Name, Anschrift oder E-Mail-Adresse) erhoben werden (namentlich bei der Verwendung des Kontaktformulars). Diese Daten werden ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung nicht an Dritte weitergegeben. 

 

3.1. Cookies 

Unsere Website verwendet Cookies. Dabei handelt es sich um kleine Textdateien, die es ermöglichen, spezifische, auf die nutzende Person bezogene Informationen auf ihrem Endgerät zu speichern. Cookies ermöglichen es insbesondere, die Nutzungshäufigkeit und die Anzahl der Nutzer der Seiten zu ermitteln, Verhaltensmuster der Seitennutzung zu analysieren, aber auch, unser Angebot nutzerfreundlicher zu gestalten. 

Einige Cookies bleiben über das Ende einer Browser-Sitzung hinaus gespeichert und können bei einem erneuten Besuch der Seite wieder abgerufen werden. Wenn Sie dies nicht wünschen, sollten Sie Ihren Internet-Browser so einstellen, dass er die Annahme von Cookies verweigert. Allerdings können dadurch die Nutzung und insbesondere der Nutzungskomfort eingeschränkt werden. Im Weiteren können Nutzer die Cookies beim Besuch auf den Webseiten über den betreffenden Hinweis anpassen. 

 

3.2. Server-Logfiles 

Der Hosting-Provider unserer Website, «Jimdoo», erhebt bei jedem Zugriff automatisch eine Reihe von technischen Daten, bei denen es sich um personenbezogene Daten handelt. 

Diese sind: 

– IP-Adresse des Nutzers 

– Name der abgerufenen Webseite bzw. Datei 

– Datum und Uhrzeit des Zugriffs 

– Meldung über erfolgreichen Abruf 

– Browser-Typ und Version 

– Betriebssystem 

– Referrer-URL (die zuvor besuchte Seite) 

Server-Logfiles werden nicht mit anderen personenbezogenen Daten zusammengeführt. Server-Logfiles werden zu dem Zweck erhoben, die Website administrieren, verbessern und unautorisierte Zugriffe erkennen und abwehren zu können. Die Server-Logfiles mit den oben genannten Daten werden nach spätestens drei Monaten gelöscht, sofern kein berechtigtes Interesse bzw. ein serviceorientiertes Anliegen vorliegt. Wir behalten uns vor, die Server-Logfiles länger zu speichern, wenn Tatsachen vorliegen, welche die Annahme eines unzulässigen Zugriffs nahelegen. 

3.3 Zählpixel 

Wir können Zählpixel auf unserer Website verwenden. Zählpixel werden auch als Web-Beacons 

bezeichnet. Bei Zählpixeln – auch von Dritten, deren Dienste wir nutzen – handelt es sich um kleine, 

üblicherweise nicht sichtbare Bilder, die beim Besuch unserer Website automatisch abgerufen werden. 

Mit Zählpixeln können die gleichen Angaben wie in Server-Logdateien erfasst werden. 

 

4. Haftungsbeschränkung 

Verantwortlich für diese Datenschutzerklärung ist IG Wohnen. Für die Aktualität, Richtigkeit und Vollständigkeit kann gleichwohl keine Gewähr übernommen werden. Aus diesem Grund ist jegliche Haftung für eventuelle Schäden im Zusammenhang mit der Nutzung der Informationen in dieser Datenschutzerklärung ausgeschlossen. 

 

4.1 Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung 

Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit ändern oder anpassen. Die aktuelle Version der Datenschutzerklärung kann auf www.ig-wohnen.ch/datenschutz aufgerufen werden. Bitte konsultieren Sie diese Erklärung regelmässig. 

Version vom 30.10.2023